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文書規則

第1章 総則

 

(目的)

条 この規則は、一般社団法人石川県公共嘱託登記司法書士協会(以下「この法人」という。)の文書の作成、受信・発信、       処理及び保存等文書の取扱いに必要な基準を定めて、文書事務の組織的かつ能率的な運営を図ることを目的とする。

 

(定義)

条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
             ⑴「文書」とは、この法人の業務に関する書類、印刷物及び電磁的記録その他一切の記録をいう。
             ⑵「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記        録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
 

(文書取扱いの原則)

条 文書は、常に処理の経過を明瞭にし、責任の所在を明らかにしておかなければならない。
 

(区分)

条 文書は、次のとおり区分する。

       ⑴最重要文書 関与した者が他に漏らすことにより公共嘱託登記制度又はこの法人に重大な影響を及ぼす文書のうち、理            事長又は理事会がこれを指定したもの
            ⑵重要文書 前号以外の文書のうち特に重要なもので、理事長、専務理事、常任理事又は理事会がこれを指定したもの
            ⑶普通文書 前各号以外の文書
 

(文書事務の監理)

条 文書事務は、専務理事が監理する。

     2 専務理事は、前項の事務の一部を石川県司法書士会が指定した職員(以下「職員」という。)に行わせることができる。
     3 職員は、次の各号の事務を行う。

⑴文書の受発信に関する事項

        ⑵文書の処理及び保存に関する事項
        ⑶保存文書の引継に関する事項
        ⑷その他文書の取扱いに関する事項
 

(帳簿の備付)

条 専務理事は、文書の取扱いに関し、その処理の経過を記載した帳簿を備えなければならない。
 
 

第2章 文書の受信・発信

 
 

(受信文書の受付)

条 受信文書は、すべて事務局で受付ける。

 

(受信文書の処理)

条 専務理事は、前条の文書のうち受理を相当と認めたものについては、所要事項を文書受理の帳簿に記載したうえ、理事長          より、決裁の有無等所要の指示を受けるものとする。
      
     2 理事長は、前項の文書のうち、最重要文書又は重要文書と認めたものについては、最重要文書用の帳簿又は重要文書             用の帳簿に保存し、収受印を押し、専務理事に交付し、その受領印を徴する。
     3 最重要文書又は重要文書には、職員が「秘」又は「取扱注意」と朱記し、保管する。
 

(発信文書の処理)

条 専務理事は、発信する文書については所要の事項を文書発信の帳簿に記載するものとする。

2 発信文書は、理事長の指示により、専務理事が処理する。

 

(発信文書の記号等)

第10条 発信文書には、次の各号に従い、文書記号、発信番号及び発信年月日を記載するものとする。
             石公司発 理事長名で発信するもの

    ⑵石公司専発 専務理事名で発信するもの

    ⑶石公司〇〇委発 委員長名で発信するもの

       ⑷前各号以外の機関が発する文書の文書記号及び発信番号は、前各号に準じて定めることができる。
      2 前項の発信文書のうち、最重要文書又は重要と認められる文書には、「秘」又は「取扱注意」と朱記する。
      3 前項の文書の封筒には、「親展」又は「重要」の旨を明示するものとする。
 
 

第3章 文書の取扱

 

 

(最重要文書の取扱)

第11条 最重要文書に関与した者は、これを他に漏らしてはならない。
      2 最重要文書は、その機密性を要しなくなったときは、これを指定した者が解除の措置をとることとする。
      3 最重要文書及びその写を作成する場合は、理事長の承認を得るものとし、これを配布するには、原本にその作成部数、           配布先及び配布番号を記録した書類を添付し、その写のそれぞれに配布番号を付記しなければならない。
 

(重要文書の取扱)

第12条 重要文書は、これを指定した者がその取扱方法を定めるものとし、関与する者はこれに従わなければならない。
      2 重要文書は、その重要性が失われたときは、これを指定した者が、この取扱方法の変更を定める。

 

 

第4章 文書の整理並びに保管、保存及び廃棄

 

 

(最重要文書等の保管)

第13条 最重要文書及び重要文書は、鍵のある個所に保管する。
      2 非常時に他に優先して搬出する必要のある文書は、常に一定の場所に保管し、外部より見やすい個所に「非常持出」の           旨を表示しておくものとする。
 

(文書の電磁的記録化)

第14条 専務理事は、職員に指示して、決裁に付された事務処理が完結した受付文書、発信等の事務を完結した発信文書及び会           議等に配布された文書を電磁的記録として保管させることができる。
      2 専務理事は、理事長の承認を得て、前項により記録された電磁的記録の基となった簿冊の文書を破棄することができる。
 

(文書の引継及び保存の開始)

第15条 保管の必要のないもの又は必要がなくなった文書(電磁的記録により記録した文書を含む。以下同じ。)は、理事長の           承認を得て、文書管理の帳簿に年月日を明記して、保存を開始するものとする。
 

(保存期間等)

第16条 前条の文書の保存は、別表に定めるところによる。
   2 専務理事は、保存期間が経過した文書のうち必要があると認めたものについては、理事長と協議のうえ、保存を継続す        るものとする。
   3 専務理事は、第1項の文書でその保存期間を要しないと認めた文書については、理事会の承認を得て、期間を短縮し又          は廃棄することができる。
 

(文書の廃棄)

第17条 前条の保存期間を経過した文書は、廃棄することができる。
   2 専務理事は、前項により文書を廃棄する場合は、廃棄の文書目録を作成して理事長の決裁を受けなければならない。
   3 最重要文書及びその関係書類は、切断、焼却等の方法により、その内容を判別することができなくなるようにして廃棄し         なければならない。

 

 

第5章 補則

 

 

(疑義等に対する措置)

第18条 この規則に定めのない事項又はこの規則に疑義を生じた場合は、理事会が決する。
 

(規則の改廃)

第19条 この規則の改廃は、社員総会の決議を経なければならない。

 

附則

 

(施行期日)

この規則は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備に関する法律第121条第1項において読み替えて準用する同法第106条第1項に定める一般社団法人の設立の登記の日から施行する。


別表文書の保存期間(第16条関係) 第1種文書~第5種文書

 

第1種文書 永久保存

⑴この法人の定款及び重要な諸規則の制定・改廃に関するもの

⑵この法人の法人登記に関する書類

⑶この法人の役員等に関する記録

⑷各種契約書のうち特に重要なもの

⑸この法人の社員総会の資料及びその議事録

⑹この法人が出版した書籍、雑誌及びこれらに類する印刷物(3部)
⑺死亡、脱会又は登録の取消によりこの法人の社員でなくなった者の社員名簿

⑻この法人の廃棄文書目録

⑼前各号に掲げるもののほか永久保存を必要と認めるもの

 

第2種文書 20年保存

⑴この法人の役員選挙に関する記録のうち重要なもの

⑵この法人の委員会の委員等に関する記録

⑶この法人の諸会議の議事録のうち特に重要なもの

⑷この法人の業務に関連する通知等の書類のうち特に重要なもの
⑸第1種に掲げるもの及び前各号に掲げるもののほか20年保存を必要と認めたもの

 

第3種文書 10年保存

⑴この法人の諸会議の議事録・資料及び招集の書面

⑵この法人の雇用関係の終了した事務局職員に関する記録

⑶第1種及び第2種に掲げるもの並びに前各号に掲げるもののほか10年の保存を必要と認めるもの

 

第4種文書 5年保存

⑴この法人の研修の実施に関する書面

⑵この法人の各支部あての連絡に関する記録
⑶第1種から第3種までに掲げるもの及び前各号に掲げるもののほか5年の保存を必要と認めるもの

 

第5種文書 1年保存

⑴この法人の各種会議を記録した録音テープ

⑵第1種から第4種までに掲げるもの及び前号に掲げるもののほか1年の保存を必要と認めるもの